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Le rôle d’un chef de projet est d’animer des réunions réalisées avec l’équipe projet, les ressources, la maîtrise d’ouvrage, les responsables métiers… Certains problèmes peuvent être résolus par des réunions. Néanmoins, ces 5 réunions s’avèrent inutiles :

1. Les réunions pour relire ensemble un document, un livrable. Ce type de réunion est inefficace. Il est préférable d’utiliser des outils informatiques collaboratifs, de relire des documents corrigés utilisant des marques pour le suivi des modifications. Il est préférable de demander aux personnes concernées un feedback. La réunion est la solution ultime en cas de désaccord.
2. Les réunions sans ordre du jour clair. Une réunion doit comporter un objet, des documents joints si cela est nécessaire et un ordre du jour détaillé décrivant les sujets qui seront abordés. Les participant se seront préparés avant la réunion.
3. Les réunions de validation répétitives. Si il est nécessaire de se réunir plusieurs fois pour une étape de validation, cela signifie que les réunions précédentes étaient inutiles.
4. Les réunions où les bonnes personnes sont absentes. En l’absence de personnes indispensables pour arbitrer ou résoudre les problèmes, la réunion est inutile.
5. Les réunions sans suivi ou actions concrètes. Si une réunion se termine sans que des personnes ne soient en action, sans échéancier sur ces actions risque d’être improductives.